管理更輕松、計(jì)劃更高效--五洋科技的信息化之路
五洋科技股份有限公司是專業(yè)從事散料搬動(dòng)核心裝置及設(shè)備研發(fā)設(shè)計(jì)生產(chǎn)與銷售的高新技術(shù)企業(yè)。2001年徐州五洋科技有限公司由中國礦業(yè)大學(xué)多位教授、博士聯(lián)合創(chuàng)立，在2011年整體變更為五洋科技股份有限公司，2014年徐州五洋科技擬深交所IPO上市。
發(fā)展十余年進(jìn)程中，五洋科技持續(xù)注重技術(shù)創(chuàng)新，部分主營產(chǎn)品技術(shù)水平處于國內(nèi)領(lǐng)先地位。在金蝶的幫助下，五洋科技通過信息化建設(shè)加強(qiáng)內(nèi)控，在快速發(fā)展的進(jìn)程中正向著更高的目標(biāo)邁進(jìn)。
凸顯信息孤島，信息化勢(shì)在必行
在五洋科技信息化建設(shè)之前，除了倉庫用過系統(tǒng)來管理外，采購、銷售、生產(chǎn)、計(jì)劃與技術(shù)等全都由EXCEL編制單據(jù)，數(shù)據(jù)與指令的下達(dá)仍為紙質(zhì)的方式，準(zhǔn)確性差且可控制性低，信息傳遞不及時(shí)，導(dǎo)致大量工作重復(fù)且常常因?yàn)榻y(tǒng)計(jì)口徑不一致，無法直接得到最正確的數(shù)據(jù)。不管對(duì)銷售的統(tǒng)計(jì)分析、財(cái)務(wù)的成本核算與往來賬務(wù)處理、生產(chǎn)計(jì)劃的編制與跟蹤都造成了極大的困擾。核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)散于各部門內(nèi)部，逐漸形成一個(gè)個(gè)部門級(jí)的信息孤島。2012年，建立統(tǒng)一的信息化管理工作平臺(tái)對(duì)于五洋科技已迫在眉睫。
銷售統(tǒng)計(jì)復(fù)雜，訂單跟蹤困難
五洋銷售部由本部銷售內(nèi)勤與服務(wù)人員及五個(gè)銷售大區(qū)構(gòu)成。價(jià)格政策由公司層級(jí)制定，五個(gè)大區(qū)執(zhí)行公司統(tǒng)一的價(jià)格政策，銷售內(nèi)勤統(tǒng)一整理銷售訂單。銷售合同由銷售部門組織評(píng)審，并轉(zhuǎn)研究所，研究所制定準(zhǔn)備清單。待需要發(fā)貨時(shí)，銷售內(nèi)勤做發(fā)貨通知單通知備貨并組織發(fā)貨。財(cái)務(wù)依銷售合同訂單進(jìn)行開票，以發(fā)貨確認(rèn)銷售收入。
整個(gè)過程耗費(fèi)了兩個(gè)銷售內(nèi)勤大量的工作精力，訂單執(zhí)行情況如何，回款與發(fā)貨明細(xì)情況如何，更多的還是需要內(nèi)勤去計(jì)劃部跟蹤，去財(cái)務(wù)與倉庫確認(rèn)數(shù)據(jù)。在每月按銷售副總要求提供報(bào)表和業(yè)務(wù)員KPI指標(biāo)數(shù)據(jù)時(shí)，更要加班加點(diǎn)。由于沒有信息化支撐，駐外業(yè)務(wù)員也無法快速查出客戶的往來情況，訂單執(zhí)行情況。而所有銷售產(chǎn)生數(shù)據(jù)及與其他部門數(shù)據(jù)傳輸與確認(rèn)，均由兩個(gè)銷售內(nèi)勤來完成，苦不堪言。
手工編制計(jì)劃，漏項(xiàng)多，追蹤難
五洋科技公司產(chǎn)品中，標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品不到90%，非標(biāo)產(chǎn)品在10%以上，單一產(chǎn)品分解后物料上百種。鑒于此，計(jì)劃部根據(jù)經(jīng)驗(yàn)制定機(jī)加工（半成品）安全庫存量，在排計(jì)劃時(shí)評(píng)估預(yù)測(cè)需求，結(jié)合近一月銷售訂單的模式編制生產(chǎn)計(jì)劃及物資采購計(jì)劃。手工編制過程中，由于圖紙及客戶訂購產(chǎn)品特殊需求等原因，編制的計(jì)劃難免考慮不周，而且對(duì)已經(jīng)下達(dá)的計(jì)劃跨部門追蹤困難，進(jìn)度難以保證。30%的插單比例，導(dǎo)致生產(chǎn)自制件時(shí)經(jīng)常加班加點(diǎn)趕制，同時(shí)因某些外協(xié)件無法及時(shí)供貨，導(dǎo)致某些車間在停工待料。
六個(gè)生產(chǎn)車間均依計(jì)劃指令作業(yè)，但因考慮通用件及板材利用率等，車間被授權(quán)可以多于生產(chǎn)指令作業(yè)，多備的通用件部分在車間存放，并不受倉庫與計(jì)劃的監(jiān)控。因此無論是計(jì)劃員還是生產(chǎn)主管要想得到真實(shí)的生產(chǎn)數(shù)據(jù)，只能每天下車間去問車間主任，耗費(fèi)大量精力。公司技術(shù)保障部工程師編制了工序加工計(jì)劃（工藝路線），但并不直接面向車間，所以車間工票的加工記錄仍由工人依實(shí)際需要手工填制，工藝路線作用形同虛設(shè)。
對(duì)采購、委外及生產(chǎn)的進(jìn)度追蹤，是擺在五洋計(jì)劃部門最需要解決的問題。在途、在制與通用件數(shù)量數(shù)據(jù)是計(jì)劃部每位工程師最想得到的第一手資料。
精細(xì)成本核算與分析，財(cái)務(wù)最迫切需求
由于成本會(huì)計(jì)缺乏第一手的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料，財(cái)務(wù)無法監(jiān)控到生產(chǎn)領(lǐng)料及消耗，當(dāng)月投產(chǎn)量、完工量及在制狀態(tài)等，無法支撐成本會(huì)計(jì)的核算工作。只能退而求次，統(tǒng)計(jì)當(dāng)月生產(chǎn)部當(dāng)月材料合計(jì)耗用量，進(jìn)入總生產(chǎn)成本。當(dāng)月完工入庫成本只能按技術(shù)圖紙定額數(shù)據(jù)計(jì)算完工成本，實(shí)際的超領(lǐng)與工時(shí)分配，共攤費(fèi)用的分?jǐn)偀o法做到精益核算。成本會(huì)計(jì)工作沒有成就感與價(jià)值感，且無法向管理層提供準(zhǔn)確成本報(bào)表分析數(shù)據(jù)。
信息化在五洋的推進(jìn)之路
2012年，五洋科技最高管理層召集中層各部門主管，對(duì)信息化建設(shè)進(jìn)行多次專項(xiàng)會(huì)議，明確各部門需求及公司信息化總體目標(biāo)。經(jīng)過不斷持續(xù)深入的溝通與反復(fù)論證，最終金蝶的信息化解決方案獲得五洋科技的認(rèn)可。
2012年9月下旬，五洋科技三樓會(huì)議室，五洋科技李志喜副總掛任ERP項(xiàng)目經(jīng)理并宣布項(xiàng)目組正式成立
2012.09.24~2012.10.09，各部門業(yè)務(wù)流程梳理與調(diào)研依計(jì)劃展開
2012.10.10~2012.10.19，標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)，基礎(chǔ)資料編碼討論及BOM分展討論等逐項(xiàng)展開
2012.10.20~2012.10.26，業(yè)務(wù)流程討論與確定信息化業(yè)務(wù)藍(lán)圖
2012.10.27~20012.12.10，專項(xiàng)培訓(xùn)討論，業(yè)務(wù)流程模擬與測(cè)試，BOM及工藝路線測(cè)試并通過，MPS/MRP計(jì)劃測(cè)試通過，成本測(cè)試通過，供應(yīng)鏈及生產(chǎn)任務(wù)測(cè)試通過，應(yīng)收應(yīng)付測(cè)試通過。
2012.12.11~2013.01.04，準(zhǔn)備初始數(shù)據(jù)，完善SOP，終端用戶訓(xùn)練結(jié)束
2013.01.05~2013.01.10，初始化順利上線
2013.01.10~2013.02.05，上線跟蹤與調(diào)試，各模塊結(jié)賬對(duì)賬順利完成。
2013.02.06~2013.03.10，優(yōu)化與調(diào)整完畢，實(shí)施工作順利驗(yàn)收。
信息化幫助五洋科技管理水平持續(xù)提升
通過應(yīng)用MPS、MRP、生產(chǎn)任務(wù)、采購銷售倉存、實(shí)際成本、應(yīng)收應(yīng)付等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，公司各部門越來越感受到ERP帶來的管理變革與效率提升之益。
打破信息孤島，搭建財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)統(tǒng)一平臺(tái)
7000余種外購件物料代碼、名稱、規(guī)格等由采購與技術(shù)統(tǒng)一編碼方法，11000余種自制物料由技術(shù)部門根據(jù)編碼規(guī)則編制基礎(chǔ)資料，編號(hào)與技術(shù)圖號(hào)一致，便于BOM搭建。所有基礎(chǔ)資料公司各部門ERP數(shù)據(jù)共享，并授權(quán)系統(tǒng)管理員維護(hù)。降低了一物多碼出錯(cuò)機(jī)率。研究所統(tǒng)一編制產(chǎn)品BOM，技術(shù)保障部編制工藝路線數(shù)據(jù)，有效支撐了計(jì)劃作業(yè)。供應(yīng)鏈全過程數(shù)據(jù)授權(quán)共享，既利于同平臺(tái)處理業(yè)務(wù)，又便于公司審計(jì)部門進(jìn)行監(jiān)督，便于審查與監(jiān)控。例如采購申請(qǐng)單由需求部門在ERP提出，經(jīng)過權(quán)責(zé)主管審批轉(zhuǎn)采購執(zhí)行采購，可對(duì)采購過程進(jìn)行全程跟蹤，并聯(lián)查到入庫開票及付款記錄。車間庫的建立有利于追蹤車間半成品物資流轉(zhuǎn)情況，虛倉油缸庫建立便于控制外協(xié)廠商的可用油缸數(shù)據(jù)。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)共享，庫存數(shù)據(jù)透明，業(yè)務(wù)處理過程受控，是財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化帶來的最直接受益。
MPS/MRP多套運(yùn)算方案共同支撐五洋內(nèi)部計(jì)劃作業(yè)
五洋科技計(jì)劃運(yùn)算一部分來源于預(yù)測(cè)單，一部分來自于銷售訂單，計(jì)劃部建立了MPS與MRP的多套運(yùn)算方案，這些方案共同支撐了生產(chǎn)及采購計(jì)劃作業(yè)。
不同側(cè)重點(diǎn)及不同參數(shù)的運(yùn)算邏輯，共同保證了計(jì)劃的完整性。計(jì)劃運(yùn)算完畢后對(duì)于本周的生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃下達(dá)后形成各車間的生產(chǎn)任務(wù)單，對(duì)本月或次月的采購物資需求，視物料類別分別下達(dá)采購計(jì)劃，并在系統(tǒng)中追蹤生產(chǎn)與采購進(jìn)度狀況。
生產(chǎn)車間主任依生產(chǎn)任務(wù)單，打印[產(chǎn)品零部件工序周轉(zhuǎn)單]，車間內(nèi)記錄產(chǎn)品流轉(zhuǎn)信息，并歸集至生產(chǎn)助理予以核算工資。技保部的工序工時(shí)定額數(shù)據(jù)有效支撐了車間的作業(yè)及工資統(tǒng)計(jì)。
生產(chǎn)車間主管或計(jì)劃員只需要關(guān)注拖期的任務(wù)單，已完工數(shù)量及未完工數(shù)量就完成了生產(chǎn)計(jì)劃的進(jìn)度追蹤，方便了調(diào)度作業(yè)。對(duì)于超限額領(lǐng)料，采取權(quán)限控制，便于統(tǒng)計(jì)加工過程中發(fā)生的工廢與料廢記錄，對(duì)原因分析與改善提供了ERP數(shù)據(jù)支撐。
從核算會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)變管理會(huì)計(jì)，提升會(huì)計(jì)管理職能
成本會(huì)計(jì)工作進(jìn)行了大的轉(zhuǎn)變，核算工作由計(jì)算機(jī)完成，成本會(huì)計(jì)的職能轉(zhuǎn)變?yōu)槿粘１O(jiān)控庫存異動(dòng)，生產(chǎn)領(lǐng)料的異動(dòng)及其他異常情況上來。月末系統(tǒng)根據(jù)生產(chǎn)領(lǐng)料單指定的成本對(duì)象自動(dòng)歸集材料成本，并從總賬或固定資產(chǎn)模塊等獲取到當(dāng)期制造費(fèi)用的金額，依據(jù)五洋定義的分配標(biāo)準(zhǔn)在當(dāng)期投產(chǎn)的產(chǎn)品中進(jìn)行費(fèi)用分配。外協(xié)產(chǎn)生的費(fèi)用可直接指定成本對(duì)象，不需產(chǎn)品間分配，而直接計(jì)入成本發(fā)生的產(chǎn)品對(duì)象中去，系統(tǒng)自動(dòng)完成存貨的核算工作及實(shí)際成本的歸集分配與核算工作。兩個(gè)模塊的憑證自動(dòng)生成，并出具成本分析報(bào)表，可以進(jìn)行期間成本分析、成本比較分析等。
完善銷售業(yè)務(wù)流程，提高統(tǒng)計(jì)分析能力
五洋銷售業(yè)務(wù)有大量合同標(biāo)的為某產(chǎn)品或某類型產(chǎn)品一套或多套，該套產(chǎn)品在生產(chǎn)過程中并不出現(xiàn)，加工完畢后為散件，合同簽的為套件，開票為套件。鑒于此，五洋科技針對(duì)套件設(shè)置為虛擬件處理，目的是為了支撐合同訂單作業(yè)及收款預(yù)收款作業(yè)。對(duì)于散件發(fā)貨前，需要打印包裝清單信息，即裝箱單或裝袋單信息。金蝶根據(jù)此需要制定了BOS單據(jù)裝箱/袋單，便于銷售發(fā)貨助理打印發(fā)貨裝箱清單。
通過ERP聯(lián)查及報(bào)表功能，銷售方便過濾出周/月報(bào)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。倉存發(fā)貨數(shù)據(jù)直接在銷售系統(tǒng)中聯(lián)查出來，預(yù)收或應(yīng)收以及開票信息方便檢索分類匯總與分析。
作為典型的礦山設(shè)備的研發(fā)與生產(chǎn)企業(yè)，使用金蝶ERP幫助五洋科技管理升級(jí)，奠定了國內(nèi)散料搬動(dòng)裝置的領(lǐng)先地位。
客戶感言
“通過對(duì)金蝶ERP的使用，計(jì)劃部門更有效的工作，計(jì)劃結(jié)果值得信賴，生產(chǎn)過程控制目標(biāo)清晰可見，我們希望金蝶軟件公司持續(xù)為五洋科技提供技術(shù)支持。”
——五洋科技副總 李志喜
